フルタイムで働いていると、仕事帰りの体力って限られていますよね。特に紙文化の職場だと、書類探しやコピー機の順番待ちで、どっと疲れが増える日もあります。私はこのお年頃になっても何とか仕事を回していますが、効率面ではまだまだ試行錯誤中です。今回は、そんな紙文化の職場で身についた、ちょっと気持ちが軽くなる効率ワザをご紹介します。明日からすぐに取り入れられるものばかりです。
紙文化の職場で困ること
紙資料メインの職場だと、
・必要な資料がすぐ出てこない
・付箋が取れてToDoを忘れる
・コピー機が争奪戦
・回覧物が滞る
という“あるある”がつきまといます。
私も以前は、上司から突然
「前の資料出して」
と言われると、心の中で軽く固まりながらファイルとにらめっこしていました。探す時間って、意外とストレスになりますよね。
効率が上がった工夫3つ
1 付箋ハイブリッド管理
私がまず効果を感じたのが、付箋管理を紙とデジタルで併用する方法です。紙の付箋は見えるところに貼れるので便利ですが、気づけば取れてしまったり、いつの間にか行方不明になることもしばしば。
そこで、
・大事なToDo → デジタル付箋（アプリ／マイチャットに記入）
・日常の細かい作業 → 紙付箋
というハイブリッド運用にしました。
デジタル管理のおかげで
「覚えてたはずなのに…どこ行った？」
という焦りがなくなり、紙付箋をはがす達成感も残せるので、気持ち的にも続けやすいんです。
今は試験運用中ですが、探す時間が減ったことで仕事のリズムが整ってきました。
2 資料の区分けルール
紙資料は、
・いつの資料か
・何に使ったものか
・誰と関係があるのか
がすぐ分かるように分類しておくと本当にラクになります。
私が実践しているのは、
「テーマ×時系列」でざっくり区分けする方法。
細かく分けすぎると続かないので、このくらいがちょうどいいんです。探す時間が減ると、それだけで気持ちが軽くなるのを実感しています。
3 上司とのやり取りをスムーズにする言い回し
紙文化の職場では、言い方ひとつで仕事の流れが変わることがあります。
上司から急に資料を求められたときは、
・いつの資料か
・何部必要か
・期限はいつまでか
を確認するようにしています。
その際に添える言葉として、
「ご提案いただければ大変助かります」
「いつも参考にさせていただいていますので」
と添えると、やり取りが驚くほど円滑に進むようになりました。
コピー機争奪戦のストレス対策
紙文化の象徴と言えばコピー機。
混み合う時間帯は争奪戦になりがちですが、私は無理に待たず、
・トイレに行く
・別の作業をする
・回覧チャットを確認する
など、手持ち時間を有効活用するようにしています。
「待つだけの時間」を「整える時間」に変えると、仕事終わりの疲れ方がほんの少し変わってきます。
まず取り入れるなら付箋ハイブリッド管理
今回の3つの工夫の中で、特に効果を実感したのは付箋ハイブリッド管理です。
紙とデジタルのいいとこ取りをすることで、
・タスクが消えない安心感
・達成感が目に見える
・探す時間が減る
というメリットをすぐに感じられます。
まとめ
紙文化の職場でも、小さな工夫ひとつで仕事は軽くなります。
「とりあえず付箋だけ」からで大丈夫。まずは明日、大事なタスクをひとつだけデジタル付箋に登録してみませんか。最初の一歩が、ご機嫌に働くためのスイッチになります。
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